Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша.29 лист. 2023 р.
Усі записи до трудової книжки мають бути виконані арабськими цифрами (число і місяць – двозначними). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 – дата звільнення; у графі 3 – причина звільнення; у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.
Запис про роботу за сумісництвом слід вносити після звільнення працівника з роботи за сумісництвом, зазначаючи період роботи за сумісництвом, місце роботи, назву посади (роботи). У графі 2 трудової книжки працівника слід зазначити дату внесення запису.
Що робити, якщо в трудовій книжці помилка в особистих даних? Виправлення можливе двома шляхами: позасудовим — через звернення роботодавця або уповноваженого ним органу, де була допущена помилка; судовий — шляхом встановлення належності трудової книжки конкретній особі.
На першiй сторiнцi трудової книжки працiвника, який уперше став до роботи, зазначаються такi основнi вiдомостi: прiзвище, iм'я, по батьковi, якi записуються на пiдставi паспорта або свiдоцтва про народження.
Запис про видачу вкладиша вноситься в саму трудову, частіше на зворотний бік титульної сторінки обкладинки, і повинна містити інформації про серію та номер бланка вкладиша.