Як правильно оформити на роботу стажиста

До нас на підприємство прийшли працевлаштуватися два чоловіки, один з них – студент ЗВО. Чи може підприємство спершу оформити його як стажиста, а якщо він успішно пройде стажування, прийняти його на постійну роботу?

Чи можна вносити зміни до договору про стажування, розірвати його достроково або, навпаки, продовжити?

Які ще документи крім договору потрібно оформити для проходження стажування?

Про які ще нюанси слід знати підприємству, на якому працює стажист?

Чи треба повідомляти податкову про те, що на підприємство прийнято стажиста?

Чи вноситься запис про проходження стажування до трудових книжок стажистів?

Повна версія доступна тільки передплатникам

Отримайте відповідь на своє питання зараз і забезпечте себе від питань в майбутньому. Підпишіться на електронне видання для бухгалтерів і керівників Uteka

Що входить в передплату?

Студент проходить практику на підприємстві: чи потрібно платити йому зарплату?

Якщо підприємство візьме на практику студента вишу, то оформляти його в штат і платити йому зарплату не обов’язково. Пояснимо чому.

Порядок проходження студентами виробничої практики регламентовано Положенням, затвердженим наказом Міносвіти від 08.04.93 р. № 93 (далі – Положення № 93). При оформленні виробничої практики роботодавцю необхідно врахувати безліч нюансів. Наприклад, підприємство повинне укласти договір із вишем про проведення практики (додаток 1 до Положення № 93)

В абзаці другому п. 3.7 Положення № 93 зазначено, що при наявності на базі практики вакантних місць студент-практикант може бути зарахований на штатну посаду на час проходження практики, якщо:

• виконувана робота відповідає програмі практики;
• не менше 50 % робочого часу студента-практиканта приділяється підготовці за програмою практики.

Як бачите, «може бути» і «якщо» не значить «повинен» і «у будь-якому разі». Отже, база практики не зобов’язана приймати в штат практиканта-студента.

Важливе уточнення! Якщо практикант не зарахований на штатну посаду, то немає необхідності подавати про нього повідомлення до органу ДФС і нараховувати йому зарплату. Адже в такому випадку трудові відносини не виникають. Відповідно, відпаде й обов’язок укладати трудовий договір.

Якщо підприємство все-таки вирішить зарахувати студента на штатну посаду, як це оформити?

У такому випадку необхідно:

• укласти із практикантом строковий трудовий договір (тому що час практики студента обмежено тимчасовими рамками);
• подати повідомлення про прийнятого співробітника до органу ДФС;
• нараховувати новому співробітнику зарплату.

Які умови зобов’язане створити підприємство для практикантів?

Вимоги до бази практики (тобто до підприємства, де буде проходити виробнича практика) і до її керівника передбачені в розд. 2 і 3 Положення № 93. Так, база практики повинна:

• забезпечити студентам умови безпечної роботи на кожному робочому місці;
• проводити обов’язкові інструктажі з охорони праці: вступний і на робочому місці;
• у разі необхідності навчати студентів-практикантів безпечним методам праці;
• забезпечити спецодягом, запобіжними засобами, лікувально-профілактичним обслуговуванням за нормами, установленими для штатних працівників, і т. д.

База практики видає студенту довідку про проходження виробничої практики, де вказується (якщо зі студентом оформлявся трудовий договір): спеціальність, кваліфікація, посада, місце та час роботи – для подальшого внесення цих даних до його трудової книжки (п. 2.16 Інструкції, затвердженої наказом Мінпраці від 29.07.93 р. № 58).

Зверніть увагу! Запис до трудової книжки студента вносить виш. Якщо ж студент раніше ніде не працював і не мав трудової книжки, тоді запис про практику на підставі згаданої вище довідки робить підприємство, де в подальшому він буде працювати і де йому оформлять трудову книжку (п. 2.17 вищевказаної Інструкції).

Стажування студентів: порядок оформлення та зміни 2023 року до нього

Відповідно до Статті 29 Закону «Про зайнятість населення» право проходити стажування за професією (спеціальністю), за якою здобувається освіта, на підприємствах, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, на умовах, визначених договором про стажування у вільний від навчання час, мають здобувачі професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої освіти, які здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем кваліфікованого робітника, спеціальність за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста, освітньо-професійний ступінь фахового молодшого бакалавра, ступені вищої освіти молодшого бакалавра або бакалавра та продовжують здобувати освіту на наступному рівні освіти і проходять стажування у роботодавця за професією (спеціальністю), за якою здобувається освіта.

Метою стажування є отримання досвіду з виконання професійних завдань і обов’язків, удосконалення професійних знань, умінь та навичок, вивчення та засвоєння нових технологій, техніки, набуття додаткових компетентностей.

Головна умова! Студенти мають право проходити стажування лише за професією (спеціальністю), за якою вони здобувають освіту. Тобто, не можна кваліфікувати оформлення таких відносин стажуванням, якщо воно буде відбуватися не за професією (спеціальністю), за якою здобувається освіта. Проходити стажування студенти можуть у час, вільний від навчання. При цьому обмежень щодо кількості годин законодавством не встановлено.

Пропонуємо далі детально розглянути порядок дій та основні умови оформлення стажування, які має виконати роботодавець і стажист:

• по-перше, робочі місця надаються стажистам на підставі договору про стажування, який є цивільно-правовим і предметом якого є стажування студента, а не на підставі трудового договору, предметом якого є процес праці;
• по-друге, облік робочого часу стажиста не здійснюється;
• по-третє, основою для нарахування винагороди за договором стажування є щомісячний підписаний з обох сторін акт здавання-приймання робіт, тобто оплата виконаних стажистом робіт здійснюється на підставі акту приймання-передання робіт (про це зазначено в п.п. 7 п. 7 Типового Договору про стажування).

Натомість, замість стажування, підприємство може прийняти студента на роботу за трудовим договором незалежно від форми його навчання. При цьому такий працівник матиме ті самі права і гарантії, що й решта працівників. Право студентів ВНЗ на трудову діяльність у позанавчальний час закріплено в п. 3 ч. 1 ст. 62 Закону України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII.

Зі студентом може бути укладений як строковий трудовий договір на строк, що влаштовує обидві сторони, так і безстроковий. Форма трудового договору зі студентом старше 18 років може бути як письмова, так і усна.

Але на практиці виникає багато питань, наприклад, чи не передбачено трудовим законодавством обмежень щодо поєднання студентами вищих навчальних закладів, зокрема тими, які навчаються за денною (очною) формою навчання, роботи i навчання. Проаналізувавши норми законодавства, можна зробити висновок, що таких обмежень не існує. Тому організація має право приймати на роботу таких працівників, зокрема на основне місце роботи й на умовах повного робочого дня. Цю позицію також підтвердило Мінсоцполітики у листі від 25.07.2014 № 301/13/116-14. Проте для студентів, зазвичай, встановлюють режим неповного робочого часу, аби вони мали змогу відвідувати заняття в навчальному закладі, оплата праці в такому разі здійснюється пропорційно відпрацьованому часу. При цьому робота на умовах неповного робочого часу ніяк не обмежує трудові права працівника-студента.

Таким чином, у разі укладання трудового договору зі студентом, який проходить стажування на підприємстві, він набуває статус працівника з відповідним оформленням і наслідками у вигляді надання трудових гарантій згідно з чинним законодавством України про працю та повідомленням у державний податковий орган про прийняття працівника на роботу. У трудовій книжці такого працівника-студента робиться відповідний запис про роботу, а не про стажування. Йому виплачується заробітна плата, встановлена за домовленістю сторін, але не нижча за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законодавством. Тобто процес повністю ідентичний до процесу працевлаштування і нарахування зарплати для інших працівників компанії.

При цьому слід зазначити, що факт працевлаштування не впливає на право студента на отримання стипендії (у разі наявності такої).

Трудовий договір зі студентом розривають на тих же підставах, що й зі всіма іншими працівниками підприємства.

Звертаємо увагу! З 29.04.2023 Постановою КМУ від 17 лютого 2023 року № 146 було внесено деякі зміни до порядку стажування студентів.

Серед основних змін, можна виділити наступні:

А також зазнали змін самі форми заяви про стажування та Типового договору про стажування здобувачів професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої освіти в роботодавця.

Підсумовуючи наведене вище, слід зазначити, що при оформленні стажування варто дотримуватися всіх умов і порядку, встановленого Постановою № 20. Оскільки в разі недотримання хоча б однієї умови, таке стажування може бути кваліфіковане Держпрацею як порушення вимог трудового законодавства, а саме, фактичний допуск до роботи працівника без укладення трудового договору. Також при оформленні стажування слід не забувати використовувати саме нову форму Типового договору про стажування.

І на кінець, що стосується оплати праці стажиста, то формально є два варіанти: 1) заробітна плата за трудовим договором у разі, якщо підприємство і студент вибрали саме такий варіант оформлення відносин, або 2) винагорода на підставі цивільно-правового договору, тобто договору стажування.

Для більш детальної консультації звертайтеся до фахівців BDO в Україні.